W dobie powszechnego dostępu do informacji, internetowych narzędzi do planowania i baz danych podwykonawców, wielu managerów staje przed dylematem: czy organizacja firmowego wydarzenia we własnym zakresie nie będzie tańsza i szybsza? Pokusa „zrobienia tego samemu” jest silna, zwłaszcza gdy budżet jest napięty. Jednak praktyka pokazuje, że pozorne oszczędności na starcie często przeradzają się w znacznie wyższe koszty końcowe – zarówno te finansowe, jak i wizerunkowe. Profesjonalna organizacja wydarzeń to złożony proces logistyczny i strategiczny, a rola agencji wykracza daleko poza zamówienie cateringu i wynajem sali.
Ukryte koszty samodzielnej organizacji
Najczęstszym błędem w kalkulacji opłacalności samodzielnej organizacji eventu jest pomijanie kosztów ukrytych. Przedsiębiorcy patrzą na faktury od podwykonawców, ale rzadko wliczają w budżet czas pracy własnego zespołu.
Gdy organizację wigilii firmowej, konferencji czy jubileuszu powierza się pracownikowi działu HR, marketingu lub administracji, odrywa się go od jego podstawowych obowiązków. Czas poświęcony na poszukiwanie ofert, negocjacje umów, wizje lokalne i koordynację techniczną to setki godzin, które nie są przeznaczane na rozwój podstawowej działalności firmy. W rzeczywistości, „darmowa” praca wewnętrznego zespołu bywa najdroższym elementem eventu.
Zewnętrzna agencja eventowa przejmuje ten ciężar w całości. Klient podejmuje jedynie kluczowe decyzje na podstawie wyselekcjonowanych i sprawdzonych opcji. To oszczędność setek roboczogodzin, które firma może przeznaczyć na generowanie przychodu.
Doświadczenie, którego nie da się "wygooglować"
Branża eventowa, podobnie jak każda inna specjalizacja, opiera się na know-how i relacjach. Profesjonalna agencja eventowa Kraków posiada coś, czego nie ma nawet najsprawniejszy manager wewnątrz firmy – lata praktyki w boju i wypracowaną sieć kontaktów.
Agencje wiedzą, który obiekt konferencyjny ma problemy z akustyką, mimo że na zdjęciach wygląda perfekcyjnie. Wiedzą, który catering spóźnia się z serwisem, a która firma techniczna dysponuje sprzętem rzeczywiście najwyższej klasy. Klient indywidualny, organizujący event raz do roku, uczy się tych rzeczy na własnych błędach. Agencja te błędy popełniła już dawno temu (lub widziała je u innych) i wie, jak ich unikać.
„Doświadczenie agencji to nie tylko znajomość trendów, ale przede wszystkim umiejętność przewidywania zagrożeń” – zauważa Katarzyna, Event Manager Secret Event. – „To, co dla klienta jest niespodziewaną awarią, dla nas jest często scenariuszem B, który mamy już przygotowany i możemy natychmiast wdrożyć”.
Siła negocjacyjna i optymalizacja budżetu
Paradoksalnie, zatrudnienie agencji często prowadzi do realnych oszczędności w budżecie zewnętrznym. Dzieje się tak dzięki efektowi skali. Agencja eventowa, realizując dziesiątki projektów rocznie, jest dla hoteli, firm cateringowych czy technicznych kluczowym partnerem biznesowym.
Dzięki stałej współpracy agencje korzystają z wypracowanych rabatów agencyjnych, niedostępnych dla klienta "z ulicy". Samodzielny organizator niemal zawsze otrzyma ceny cennikowe. Agencja jest w stanie wynegocjować lepsze stawki lub dodatkowe świadczenia w tej samej cenie (np. wyższy standard przerwy kawowej, lepsze oświetlenie). Często okazuje się, że wynagrodzenie agencji pokrywa się w dużej części z wynegocjowanych przez nią oszczędności u podwykonawców.
Bezpieczeństwo prawne i logistyczne
Organizacja wydarzenia, zwłaszcza większego (powyżej kilkudziesięciu osób), wiąże się z szeregiem wymogów prawnych i formalnych. Imprezy masowe wymagają specjalnych zezwoleń, zabezpieczenia medycznego, ochrony i ścisłej współpracy ze służbami porządkowymi.
Nawet mniejsze eventy niosą ze sobą ryzyko – od nieszczęśliwych wypadków uczestników, przez awarie sprzętu, po nagłe anulacje ze strony kluczowych podwykonawców. Profesjonalna agencja bierze na siebie odpowiedzialność za te obszary. Posiada odpowiednie ubezpieczenie OC prowadzonej działalności, zna procedury zgłaszania imprez i potrafi skonstruować umowy z podwykonawcami tak, aby zabezpieczyć interes klienta w razie niewykonania usługi.
W przypadku samodzielnej organizacji, cały ciężar odpowiedzialności cywilnej i prawnej spoczywa bezpośrednio na barkach firmy i jej zarządu. Agencja działa jak bufor bezpieczeństwa, minimalizując ryzyko operacyjne.
Strategia zamiast przypadkowości
Event firmowy nie powinien być sztuką dla sztuki. To narzędzie komunikacji, które ma realizować określone cele biznesowe – może to być integracja zespołu, która przełoży się na wyższą efektywność, premiera produktu mająca zwiększyć sprzedaż, czy gala budująca prestiż marki.
Wewnętrzne działy często skupiają się na logistyce ("żeby było jedzenie i muzyka"), zapominając o celu nadrzędnym. Zewnętrzny partner patrzy na wydarzenie chłodnym okiem stratega. Zadaje trudne pytania na etapie briefu, aby upewnić się, że każda wydana złotówka przybliża firmę do realizacji jej założeń biznesowych.
„Event to narzędzie biznesowe, a nie tylko okazja do spotkania” – podkreśla Katarzyna. – „Naszą rolą jest zaprojektowanie wydarzenia tak, aby realizowało konkretne cele firmy, czy to wizerunkowe, czy sprzedażowe. Czasem oznacza to, że odradzamy klientowi jego pierwotny pomysł i proponujemy rozwiązanie, które skuteczniej dowiezie oczekiwany rezultat”.
Dostęp do innowacji i kreatywności
Rutyna jest wrogiem udanych eventów. Firmy organizujące swoje wydarzenia samodzielnie mają tendencję do powielania sprawdzonych, ale już nudnych schematów. Agencje eventowe są na bieżąco ze światowymi trendami. Śledzą nowinki technologiczne, znają nowe, nietypowe lokalizacje i potrafią zaproponować formułę, która zaskoczy uczestników.
Mowa tu nie tylko o atrakcjach artystycznych, ale też o nowoczesnych narzędziach do angażowania uczestników – aplikacjach eventowych, grywalizacji, rozwiązaniach hybrydowych czy zaawansowanej scenotechnice. Agencja ma dostęp do tych technologii i wie, jak je efektywnie wykorzystać, bez konieczności kupowania drogich licencji na jednorazowy użytek.
Specyfika lokalna – przykład Krakowa
Lokalizacja ma ogromne znaczenie. Organizacja eventu w historycznym mieście, takim jak Kraków, niesie ze sobą specyficzne wyzwania. Wąskie uliczki Starego Miasta utrudniające dojazd dla dużych aut technicznych, restrykcyjne przepisy konserwatora zabytków w historycznych obiektach, czy specyfika akustyczna zabytkowych sal – to pułapki, o których osoba spoza branży może nie mieć pojęcia.
Lokalna agencja eventowa Kraków zna te niuanse od podszewki. Wie, gdzie można wjechać ciężkim sprzętem o określonej godzinie, a gdzie jest to niemożliwe. Zna zarządców obiektów i wie, na jakie ustępstwa można liczyć.
„Kraków to specyficzny rynek” – dodaje Katarzyna. – „Znajomość topografii, logistyki w trudnych lokalizacjach czy wypracowane przez lata relacje z właścicielami unikatowych, historycznych przestrzeni to aspekty, których nie da się 'wygooglować' w pięć minut. To kapitał, który procentuje spokojem klienta”.
Zarządzanie kryzysowe w czasie rzeczywistym
Prawdziwą wartość agencji eventowej poznaje się nie wtedy, gdy wszystko idzie zgodnie z planem, ale wtedy, gdy coś zaczyna się sypać. Prelegent utknął na lotnisku? Awaria prądu w dzielnicy? Nagłe załamanie pogody podczas imprezy plenerowej?
Dla wewnętrznego organizatora to sytuacje paraliżujące. Dla profesjonalnego Event Managera to po prostu kolejny problem do rozwiązania w trybie natychmiastowym. Agencja przejmuje na siebie cały stres związany z koordynacją wydarzenia w czasie jego trwania. Klient może w tym czasie skupić się na swoich gościach, networkingu i czerpaniu korzyści z wydarzenia, zamiast biegać z telefonem i gasić pożary.
Podsumowanie
Zatrudnienie zewnętrznej agencji eventowej należy traktować w kategoriach inwestycji, a nie zbędnego kosztu. To inwestycja w bezpieczeństwo, jakość, spokój i – finalnie – w skuteczność biznesową wydarzenia. Choć samodzielna organizacja może wydawać się tańsza na papierze, ryzyko błędów, ukryte koszty pracy własnej oraz utracone korzyści wynikające z braku profesjonalnego know-how często sprawiają, że jest to rozwiązanie znacznie mniej opłacalne w ostatecznym rozrachunku. Warto powierzyć to zadanie ekspertom, dla których tworzenie udanych wydarzeń jest codziennością, a nie dodatkowym, stresującym obowiązkiem.
Napisz komentarz
Komentarze