Zgromadzenia wspólników i akcjonariuszy online: Rola notariusza w zdalnym protokołowaniu uchwał

Podstawy prawne zgromadzeń online

Zdalne uczestnictwo w zgromadzeniach wspólników i akcjonariuszy stało się możliwe dzięki nowelizacjom Kodeksu spółek handlowych oraz przepisom wprowadzonym w okresie pandemii COVID-19. Obecnie, nawet bez osobistej obecności w siedzibie spółki, wspólnicy i akcjonariusze mogą brać udział w obradach, oddawać głosy i podejmować wiążące decyzje.

Aby zgromadzenie mogło być przeprowadzone zdalnie, muszą zostać spełnione określone warunki:

• statut lub umowa spółki muszą dopuszczać taką możliwość (choć w spółkach z o.o. i akcyjnych nie jest to już obowiązkowe),
• zastosowany system teleinformatyczny powinien umożliwiać identyfikację uczestników, dwustronną komunikację i oddawanie głosów,
• sporządzony protokół powinien odzwierciedlać przebieg obrad i wyniki głosowań.

Rola notariusza w zdalnym zgromadzeniu

W przypadku zgromadzeń, podczas których podejmowane są uchwały wymagające formy aktu notarialnego (np. zmiana umowy spółki), udział notariusza jest nieodzowny – również w wersji online. Obowiązkiem notariusza jest wtedy:

• Sporządzenie protokołu notarialnego – dokumentuje on przebieg zgromadzenia i treść uchwał,
• Weryfikacja tożsamości uczestników – w formie zdalnej może się to odbywać przez wideokonferencję oraz na podstawie dokumentów przesłanych wcześniej drogą elektroniczną,
• Zapewnienie legalności podejmowanych uchwał – notariusz czuwa nad tym, by działania były zgodne z przepisami prawa i umową spółki,
• Archwizacja dokumentów – protokół w formie aktu notarialnego jest przechowywany w kancelarii, a uczestnicy otrzymują wypisy.

Jak wygląda zdalne protokołowanie w praktyce?

Zgromadzenia wspólników online, podczas których obecny jest notariusz, odbywają się zazwyczaj za pomocą dedykowanych platform konferencyjnych lub specjalnych systemów korporacyjnych. Notariusz może połączyć się z uczestnikami w czasie rzeczywistym, nagrywać przebieg zgromadzenia (jeśli jest to konieczne i zgodne z przepisami) oraz sporządzać protokół w trakcie jego trwania.

Wymagania techniczne obejmują:

• stabilne łącze internetowe,
• kamerę i mikrofon umożliwiające komunikację w czasie rzeczywistym,
• bezpieczny kanał przesyłania danych (np. szyfrowane połączenia).

Zgromadzenie może rozpocząć się od sprawdzenia obecności, a następnie przechodzi się do porządku obrad. Uchwały są podejmowane przez głosowanie, a ich wyniki zapisywane w protokole. Po zakończeniu zgromadzenia, notariusz finalizuje dokument i przekazuje wypisy zgodnie z ustaleniami.

Korzyści z protokołowania zdalnego z udziałem notariusza

Dzięki możliwości zdalnego protokołowania uchwał przez notariusza, spółki zyskują:

• Elastyczność – brak konieczności fizycznego spotkania wszystkich wspólników,
• Oszczędność czasu i kosztów – zwłaszcza w przypadku wspólników zagranicznych lub mieszkających w różnych miastach,
• Zachowanie pełnej zgodności z przepisami – obecność notariusza zapewnia legalność i formalną ważność decyzji,
• Większe bezpieczeństwo dokumentacyjne – dokumentacja sporządzona przez notariusza ma wysoką wartość dowodową.

Czy zdalna forma zawsze jest możliwa?

Chociaż zdalne zgromadzenia są coraz popularniejsze, nie każda sytuacja pozwala na ich przeprowadzenie. Ograniczenia mogą wynikać z:

• zapisów umowy spółki (jeśli wyłączają taką możliwość),
• braku odpowiednich narzędzi technicznych po stronie uczestników,
• szczególnych rodzajów uchwał, które wymagają obecności świadków lub fizycznego podpisania dokumentów.

Dlatego zawsze warto wcześniej skonsultować planowane zgromadzenie z notariuszem i prawnikiem spółki.

Zgromadzenia wspólników i akcjonariuszy online to nowoczesna forma prowadzenia spraw spółki, która znacznie ułatwia funkcjonowanie biznesu w dzisiejszym świecie. Udział notariusza w protokołowaniu uchwał gwarantuje zgodność z prawem, bezpieczeństwo formalne oraz zachowanie wysokiej jakości dokumentacji. Kraków, jako jedno z największych centrów biznesowych w Polsce, coraz częściej staje się miejscem, w którym spółki korzystają z tej formy prowadzenia obrad. Zdalna współpraca z notariuszem to już nie przyszłość – to standard.